Custodia y destrucción de documentos en Guadalajara
Aquella caja de nóminas de quien ya no está en plantilla, y el disco duro que lleva tres años en un cajón, siguen siendo datos personales y siguen respondiendo a tu nombre. Los recogemos en tu oficina de Guadalajara, los guardamos los años que la ley exige y los destruimos al vencer el plazo, conforme al RGPD, a la LOPDGDD y a la UNE-EN 15713. Operamos aquí desde 2016.
La custodia y destrucción de documentos en Guadalajara arranca siempre igual. Retiramos el archivo de tu despacho y lo guardamos el tiempo que fija la norma. Al vencer el plazo se tritura y recibes el certificado en 24 o 48 horas. Movemos el furgón desde 20 kg, y el formato corriente es el contenedor precintado de 240 litros. La provincia se recorre entera, desde los cuatro kilómetros del extremo urbano hasta los ciento treinta y nueve de la sierra.
Guardar de más también sale caro. La norma castiga las dos puntas: conservar datos que ya no te corresponden, y eliminarlos sin poder demostrar cómo. Por eso el proceso no termina en la trituradora, termina en un certificado de destrucción a tu nombre. Es el documento que enseñas si la Agencia Española de Protección de Datos abre expediente.
La custodia y destrucción de documentos en Guadalajara son dos caras de lo mismo
Casi nunca se necesita solo una. Lo que conserva plazo se guarda; lo que lo agotó, se tritura. Y lo lleva una sola empresa, con un inventario y una trazabilidad únicos, en vez de dos proveedores señalándose el uno al otro.
Custodia
El archivo sale de tu local y contigo se quedan los metros que pagabas a precio de oficina del centro. Entra caja a caja, con su inventario, y te acercamos el expediente que pidas sin que tengas que moverte. Contra reembolso no: se factura mensualmente, como el alquiler que sustituye.
Destrucción certificada
Cumplido el plazo, el lote entra en trituración irreversible según la UNE-EN 15713 y recibes el certificado de destrucción certificada. Ni el papel ni los soportes vuelven a quedar en estado de leerse.
Qué papel destruimos en Guadalajara
Un folio con un nombre, un DNI, un número de cuenta o un diagnóstico encima no va al contenedor azul. Esto es lo que más sale de los despachos del casco antiguo y de las naves del Polígono Industrial El Henares, que son los dos sitios donde más archivo se acumula.
De tu llamada al certificado, en tres pasos
El contenedor se queda contigo
Precintado, de 240 litros y en el rincón que tú elijas. Tu equipo va echando ahí lo que vence, sin clasificar ni pelearse con una trituradora de sobremesa. Si solo buscas una retirada suelta, este paso te lo saltas.
Sale sellado y así viaja
Sale cerrado de tu oficina y así llega a destrucción: no se abre ni delante de ti ni lejos de ti. El ritmo lo pones tú, mensual, trimestral o cuando avises. Si la calle es peatonal, avisamos al aparcar y descargamos en la franja autorizada.
Trituración, y el papel en 24-48 h
El lote se tritura sin marcha atrás y te llega el certificado con su referencia. Eso es lo que sirve ante una inspección; el recibo de haber pagado, no. Queda archivado también por nuestra parte, por si lo pierdes.
Plazos legales de conservación: cuántos años obliga la ley a guardar
Antes de triturar hay que saber cuántos años había que guardarlo, y por eso preguntamos la fecha de cada caja. Estos son los dos plazos generales que alcanzan a casi cualquier negocio. Si el tuyo tiene los suyos, como sanidad o prevención de blanqueo, confírmalos con tu asesoría antes de darnos la orden. Nosotros no decidimos qué ha caducado.
Las normas de referencia son el RGPD (Reglamento UE 2016/679), la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) y la UNE-EN 15713 para la destrucción segura. Nada de esto sustituye a tu asesoría: el plazo exacto depende de tu actividad.
Destrucción de discos duros en Guadalajara: formatear no vale
Formatear un disco no borra lo que hay dentro. Con una utilidad gratuita se recupera buena parte, y ocurre igual con pendrives, cintas de copia, tarjetas de memoria y móviles de empresa dados de baja. El punto limpio móvil de la ciudad, por cierto, tampoco acepta equipos completos: admite el ratón, el teclado o el disco suelto, y nada más.
Por eso aquí no se formatea: el soporte se rompe físicamente hasta que el material deja de poder leerse. Sigue el mismo circuito que el papel y acaba en el mismo certificado, con su referencia y su fecha. Si estás retirando los equipos de una oficina, dinos cuántos son y entran en la misma recogida.
¿Quién necesita este servicio en Guadalajara?
No depende del tamaño de tu empresa. Depende de si guardas papeles con datos de otras personas, y eso pasa igual en una gestoría de la calle Mayor que en una nave del Corredor.
Custodia de documentos en Guadalajara: sacar el archivo de la oficina
Al metro cuadrado de un local del casco de Guadalajara le da igual quién lo ocupe: cuesta lo mismo con alguien trabajando que con una estantería de carpetas de 2019. Sacar el archivo deshace esa cuenta. El papel se va, el espacio vuelve y los expedientes siguen a tu alcance.
Cada caja entra con referencia e inventario, así que localizar un expediente no depende de la memoria de nadie ni de una etiqueta a bolígrafo. Guardamos en el número 13 de la misma plaza donde el Ayuntamiento ocupa el número 1, o sea a un paseo de casi cualquier gestoría del centro. Y cuando a un lote le vence el plazo, pasa directo a destrucción sin volver a tu local.
Punto limpio de Guadalajara: uno solo, y los lunes cierra
La capital tiene un punto limpio fijo, en el kilómetro 1 de la carretera de Fontanar. Abre de martes a sábado y los lunes está cerrado. Un vaciado que termine en lunes se queda con la carga arriba hasta la mañana siguiente, así que la agenda se cuadra desde el martes.
Un detalle que ahorra un viaje en balde. El Ayuntamiento admite ahí electrodomésticos, muebles, enseres, pintura, vidrio, papel y escombro, pero exige dos cosas: que el residuo sea de origen doméstico y que no pase de las cantidades marcadas. Una empresa que vacía su archivo queda fuera por esas dos líneas. Con dos muebles, ve tú. Con un piso entero, o con membrete, ahí entramos nosotros. Y si prefieres que pasen a recogerlo, quien lo gestiona es Valoriza-Gesum en el 900 700 313.
Vaciado de pisos en Guadalajara y traslado al punto limpio
Lo anterior mira a las empresas. Esto es para cuando quien vacía eres tú. Tras una herencia, antes de sacar el piso al mercado, o porque llevas años esquivando muebles que ya nadie usa. En los pisos antiguos del centro casi nunca hay ascensor practicable, y eso cambia la cuenta de horas más que los metros cúbicos.
Vaciamos la vivienda entera con equipo y furgón propios. Separamos lo donable, lo reciclable y lo que baja al punto limpio, y del transporte nos encargamos nosotros. Aparecerá documentación de quien vivía allí, porque tras una herencia siempre aparece: escrituras, cartillas antiguas, recetas, correspondencia. Todo eso entra en el circuito certificado.
Cuando la familia se queda parte de lo que hay, encajamos el vaciado con la mudanza o con el guardamuebles en Guadalajara y se resuelve todo en una visita.
Cómo se calcula la destrucción de archivo en Guadalajara
La recogida y destrucción de documentos se cobra por el volumen real, nunca por una tarifa cerrada que no le encaja a nadie. Salimos de la nave de Plaza Mayor, en pleno casco. La ordenanza de la Zona de Bajas Emisiones, aprobada en marzo de 2024 y modificada el año pasado, obliga a tener la matrícula dada de alta en la plataforma municipal. Por eso cuadramos la carga temprano, antes de que abran los comercios de la plaza.
Vaciado de oficina y gestión de residuos en Guadalajara
La trituración no cierra el proceso: lo que sale de ahí va a reciclar como pasta de papel. Y al vaciar una oficina no aparece solo archivo. Aparecen mesas desvencijadas, sillas descabaladas, monitores obsoletos y alguna caja fuerte vacía que nadie sabe abrir.
Nos lo llevamos todo en una sola visita: el papel y los soportes entran en destrucción certificada y el resto va adonde corresponda. Los voluminosos bajan al kilómetro 1 de Fontanar dentro del horario municipal, que de martes a sábado llega hasta las diez de la noche. Un único proveedor te ahorra el clásico de dejar el archivo para el final y encontrártelo tres años después en la sede nueva.
Cuando lo que toca es mudar la sede entera, aprovechamos la visita del traslado para separar el archivo que se lleva del que no debería pisar el local nuevo.
Que el archivador del rincón no acabe en un disgusto
Dinos cuántas cajas tienes y de qué años son, y te decimos qué puede irse ya y qué no. Desde 20 kg, con el certificado en 24-48 horas.
Hasta dónde llega el furgón dentro de la provincia
Servimos a los despachos de la capital y a las naves del Polígono Industrial El Henares, donde la retirada se cierra el mismo día. Fuera de la ciudad agrupamos rutas por comarca. La Alcarria, la Campiña y la sierra de Molina quedan lejos, y por allí el Consorcio para la Gestión de Residuos Urbanos reparte sus otros siete puntos limpios. Desde esas zonas te pedimos algo más de margen al avisar.
Si tienes sedes repartidas, trazamos una ruta única en vez de contratar un servicio por delegación. Cuando el camino sube hacia Sigüenza o hacia Molina de Aragón, la retirada se agrupa con otras del mismo día para no bajar medio vacíos. Aun así cada recogida mantiene su lote y su certificado aparte, y la trazabilidad de una nunca se mezcla con la de otra.
Dudas sobre la destrucción de documentos en Guadalajara
¿Dónde está el punto limpio de Guadalajara?
En la carretera CM-101, la de Fontanar, en el kilómetro 1, a las afueras por la salida norte. Desde nuestra nave de Plaza Mayor son 4 kilómetros y unos nueve minutos, que es lo que tarda el furgón en bajar una carga de enseres. Abre de martes a sábado de 8:00 a 22:00 y los domingos de 10:00 a 20:00, y los lunes cierra. Hay además un punto limpio móvil que va cambiando de barrio cada día, aunque ese no admite ordenadores completos ni grandes cantidades.
¿Cuántos años hay que guardar documentos?
Depende del papel. Lo mercantil y contable aguanta seis años, que es lo que fija el Código de Comercio en su artículo 30. Lo fiscal se queda en cuatro, la prescripción general de la Ley General Tributaria. Pasado el plazo mayor, conservarlo deja de tener amparo y toca eliminarlo sin que quede rescatable. Si tu sector maneja plazos propios, como sanidad o prevención de blanqueo, confírmalo con tu asesoría: nosotros trituramos el lote que tú nos señales.
¿Cuánto cuesta la destrucción de documentos?
Sale del volumen real, así que no hay una tarifa cerrada que valga para todos. Se factura por kilos o por contenedor, y el furgón se mueve a partir de 20 kg: por debajo te lo diremos en vez de cobrarte un desplazamiento. Lo que decide la cifra son los kilos, si quieres retirada única o contenedor fijo, y con qué frecuencia se recoge. Te lo damos por escrito antes de que la primera caja salga por tu puerta.
¿Cuándo se puede destruir documentos?
Cuando vence el plazo de conservación y no queda nada abierto que dependa de ese papel: una inspección, un pleito, una reclamación laboral. Mientras haya un procedimiento en marcha, el documento se queda aunque el plazo general ya esté cumplido. Y hay un matiz que se pasa por alto: la protección de datos también sanciona quedarse información sin motivo, así que aplazar la destrucción tampoco es tan prudente como parece.
¿Qué es custodia de documentos?
Es sacar el archivo de tu local y guardarlo fuera, inventariado y accesible cuando lo pidas. No se parece a meter cajas en un cuarto: cada una lleva su referencia, se sabe qué contiene y se localiza sin revolver el resto. Se contrata sobre todo por espacio, porque seis años de facturación ocupan más de lo que la gente calcula. Y porque al cumplirse el plazo el lote pasa derecho a destrucción sin volver a pisar tu oficina.
¿Se puede llevar escombro al punto limpio?
Sí, el de Guadalajara admite escombro de obra menor, y también muebles, enseres, pintura, vidrio, papel y electrodomésticos. Ahora bien, el Ayuntamiento pone dos condiciones que se leen antes de cargar el coche: que el residuo sea de origen doméstico y que no se pasen las cantidades marcadas. Una reforma de local o el vaciado del archivo de una empresa se quedan fuera por esas dos líneas, y ahí el traslado lo hacemos nosotros.
¿Cómo vaciar un piso heredado?
Lo primero es separar, no cargar. Se aparta lo que la familia se queda, lo donable, lo reciclable y lo que baja al punto limpio, y solo después se mueve nada. Nosotros vaciamos la vivienda entera con equipo y furgón propios y nos ocupamos del transporte. Y hay una parte que casi nadie tiene prevista: siempre aparece documentación de quien vivía allí, y esa entra en el circuito de destrucción certificada en lugar de acabar en un contenedor de la calle.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos contables?
Seis años desde el último asiento del libro, según el Código de Comercio. Hacienda se conforma con cuatro desde que acaba el periodo de declaración, pero como conviven los dos plazos manda el más largo. En la práctica eso significa que una factura no debería triturarse antes de los seis años. Si en el altillo tienes cajas anteriores a esa fecha, ya pueden irse, y es justo la retirada que más nos piden.
Custodia y destrucción de documentos en Guadalajara, con guarda inventariada y trituración certificada conforme al RGPD y a la LOPDGDD. Recogemos donde estés, el contenedor viaja precintado y el certificado llega en 24-48 horas. Si además hay que vaciar un piso o una oficina, el traslado al punto limpio va incluido, sujeto al calendario municipal.
¿Necesitas destruir o custodiar documentación en Guadalajara?
Cuéntanos cuántas cajas hay y qué años llevan encima. Te decimos qué ha cumplido plazo, qué toca seguir guardando y cuánto cuesta, por escrito y antes de mover nada.
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